ถึง นักเรียนชั้น ปวช. 2 เลขานุการ

ในรายวิชาการเลขานุการ ให้ผู้เรียนปฏิบัติดังนี้

1.  ช่วงสอบกลางภาค  ให้ศึกษาหัวข้อที่จะสัมมนารายวิชาส่งครูให้ครบทุกคน

2.  นักเรียนคนใดไม่ส่งข้อมูลการสร้างมนุษยสัมพันธ์พื้นฐาน ให้จัดส่งก่อนสอบกลางภาคเรียน

3.  นางสาวปรารถนา  ที่ยืมเอกสารประกอบการสอนของครูไปกรุณาคืนด้วย

ครูสุภาณี

ถึงนักศึกษาชั้น ปวสง1/1-2 เลขานุการ

วันศุกร์  ที่ 26 มิย. 52 ที่เรียนรายวิชาการใช้โปรแกรมชุดสำนักงานในงานเลขา

ในผู้เรียนปฏิบัติดังนี้

1.  ทำใบงานให้เสร็จทุกคน

2. ให้ทุกคนทบทวนเตรียมข้อมูลร่วมอภิปรายในชั้นเรียนเรื่องการใช้โปรแกรมวิเคราะห์ข้อมูล

3.  เตรียมตนเองเพื่อการสอบนอกตารางสอบ ให้  2  ห้องตกลงกัน  สำหรับครูคุมสอบวันที่ 30 มิยุ.  วันที่ 2 กค. 52  ครูมีประชุม  นอกนั้นให้นัดสอบได้

4.  สำหรับข้อมูลการสอบหลักการเดียวกันกับใบงาน  หากทุกคนตั้งใจเรียนในชั้นเรียนอย่างมีสติ  ข้อสอบไม่อยาก

ครูสุภาณี

ถึงนักศึกษาชั้น ปวส1/2 เลขานุการ

วันศุกร์ที่ 5 มิถุนายน 2552 วิชาการปฏิบัติสำนักงานอัตโนมัติ  ชั่วโมงที่ 2  สอบ บทที่ 1 และ บทที่ 2  บท ๆ ละ 10 ข้อ  รวม 20 ข้อ ๆ ละ 1  คะแนน  รวม 20 คะแนน  ให้อ่านหนังสือทบทวนเตรียมความพร้อมด้วยนะจะบอกให้

สนใจและตั้งใจเรียนนะค่ะ

ครูสุภาณี/ผู้สอน

ถึงนักศึกษาชั้น ปวส.1/1 เลขานุการ

วันพฤหัส ที่ 4 มิถุนายน 2552 ชั่วโมงที่ 1-4 วิชาการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในงานอาชีพทดสอบ

เรื่อง การแทรกไดอะแกรม

คำสั่ง 1. ให้นักศึกษาสร้างแผนผังวงจรชีวิตด้วยวงจร PDCA

2. ใช้การแทรกไดอะแกรม

3. ผู้เรียนเข้าสอบ 2 รอบ ๆ ละ เท่ากัน

4. ข้อมูลประกอบ PDCA มาจากคำภาษาอังกฤษ 4 คำ ได้แก่ Plan (วางแผน) Do (ปฏิบัติ) Check (ตรวจสอบ) Act (ดำเนินการให้เหมาะสม)  ดัดแปลงวงจรชีวิตได้โดยอิสระแต่ให้อยู่ในวงจร  หรืออาจสืบค้นข้อมูลดูได้จากอินเทอร์เน็ต

5. คะแนนสอบ 10 คะแนน  แยกออกเป็น
5.1 แผนผังถูกต้อง  3  คะแนน
5.2 วางแผนผังได้ดุลกับหน้ากระดาษ A4  3 คะแนน
5.3 ใชีสีสรรสวยงามดึงดูดความสนใจ  2 คะแนน
5.4 เสร็จภายใจเวลา 2  คะแนน

6. ทำเสร็จบันทึกลงอุปกรณ์สำรองข้อมูลส่งงานด้วยตนเองผ่านโปรเจคเตอร์รายบุคคล

โปรดทำงานด้วยรอบคอบ  และมีสมาธิ

ครูสุภาณี/ผู้สอน

ถึง นักศึกษาชั้น ปวช.2 และปวส.1/1-2 เลขานุการ

1. นักศึกษาปวช. 2 เลขานุการ ที่เรียนวิชาการเลขานุการ
2. นักศึกษาปวส.1/1-2 ที่เรียนวิชาการใช้โปรแกรมชุดสำนักงานในงานเลขานุการ

ข้อ 1-2  ให้เข้าอ่านบทความผลกระทบต่อบทบาทหน้าที่ของเลขานุการ ตอนที่ 1-2 แล้วสรุปสาระสำคัญลงสมุดบันทึกในรายวิชาที่เรียน

ครูสุภาณี

ผลกระทบต่อบทบาทหน้าที่ของเลขานุการตอนที่ 2

คุณสมบัติของเลขานุการยุคใหม่

1.  ผู้ที่ปฏิบัติงานอาชีพนี้ต้องมีวุฒิการศึกษาอย่างน้อยประกาศนียบัตรวิชาชีพทาง
เลขานุการจนถึงปริญญาตรี  หรือปริญญาโทขึ้นอยู่กับลักษณะขององค์กร ขนาดของ
องค์กรและระดับผู้บริหาร
2.  มีความรู้งานขององค์กรที่ท ำงานอยู่
3.  สามารถใฃ้ฃวเลข และใช้ภาษาได้มากกว่าหนึ่งภาษา คือ ภาษาไทย  และภาษาต่าง
ประเทศ   เช่น อังกฤษ  ญี่ปุ่น หรือ จีน เป็นต้น ขึ้นอยู่กับการประกอบธุรกิจขององค์กรนั้น
ซึ่งต้องสื่อสารได้ทั้ง การเขียนและการพูด
4.  เป็นผูั้มีบุคลิกและอุปนิสัยที่ดี มีกาลเทศะและมีปฏิภาณไหวพริบ คล่องแคล่วทุกด้าน
5.  มีความรับผิดชอบงานดีมาก อดทน ทำงานภายในสภาพกดดันสูงได้ และมีมนุษยสัมสพันธ์ดี
6.  ต้องใช้อุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็นต่องานและสามารถใช้คอมพิวเตอร์ และโปรแกรมต่าง ๆ ได้
7.  สามารถให้คำปรึกษาแนะนำแก่ผู้บังคับบัญฃา ตลอดจนการแก้ไขปัญหาอุปสรรคของงานในความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา
8.  มีความสามารถในการเก็บความลับของผู้บังคับบัญชาและองค์กร
9.  มีความสามารถในการต้อนรับผู้มาติดต่อ เพื่อสร้างภาพลักษณ์ของผู้บังคับบัญฃาและองค์กร
10.  มีความสามารถในการสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างบุคคลหรือองค์กรที่มาติดต่อ
11.  มีความสามารถในการประชาสัมพันธ์ เพื่อประโยชน์ของผู้บังคับบัญชาและองค์กร
12.  เป็นผู้อุทิศเวลาให้แก่การทำงาน

ถึง นักศึกษาชั้น ปวช.2 ลข

ในรายวิชาการเลขานุการ วันคาร์ที่2 มิถุนายน ให้ส่งรายชื่อผู้จัดทำโครงงาน แล้วให้เตรียมงานเรื่อง บุคลิกภาพเลขานุการ/มนุษย์สัมพันธ์มาร่วมอภิปรายด้วย
ครูสุภาณี

ถึงนักศึกษา ปวส.1/1และ1/2 เลขา

ปวส.1/1-2 ขณะที่ครูไปราชการวันพฤหัสที่ 28-ศุกร์ที่ 30 พค.นี้ ในรายวิชาการใช้โปรแกรมชุมฯ นั้นให้ไปเอางานที่บนโต๊ะครู หัวหน้าชั้นเช็คชื่อ บอกชื่อผู้ทำเวรพร้อมจดบันทึกเรียบร้อย ส่วนห้องปวส.1/2 นั้นในรายวิชาการใช้โปรแกรมเพื่องานอาชีพให้ทำงานตามแผนการจัดการเรียนรู้ที่มีอยู่ในมือ ครูกลับจากราชการจะประเมินผลการเรียนรู้

ตั้งใจเรียนอย่างมีสมาธิและมีสติ

ครูสุภาณี

ผลกระทบต่อบทบาทหน้าที่ของเลขานุการตอนที่1

ผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงโลกธุรกิจ
ต่อบทบาทหน้าที่ของเลขานุการ

(โดย…อรรจน์ สีหะอำไพ ผู้อำนวยการศูนย์การศึกษาต่อเนื่อง มหาวิทยาลัยรังสิต)

ราบรวบโดย อาจารย์สุภาณี เอาทองทิพย์  วิทยาลัยเทคนิคตรัง จากการอบรวมหลักสูตร “เทคนิคการเป็นเลขานุการมืออาชีพ
วันที่ 23-25 กุมภาพันธ์ 2552 ณ โรงแรมท็อปแลนด์พลาซ่า จังหวัดพิษณุโลก

เลขานุการ (Secretary)

บุคลิกภาพที่ทำตามระเบียบแบบแผน (Conventional) นิยามอาชีพ ผู้ปฏิบัจิอาชีพนี้ เป็นผู้ทำหน้าที่อำนวยความสะดวกให้แก่ผู้บริหารขององค์กรในการบริหารจัดการงานขององค์กรให้บรรลุผลสำเร็จตามนโนบาลและเป้าหมายขององค์กร ตลอดจนช่วยแก้ไขปัญหาอุปสรรคในการบริหารจัดการให้เป็นไปด้วยความราบรื่นและรวดเร็ว

ลักษณะงานเลขานุการยุคใหม่

*ตรวจสอบงานเป็นประจำ เพื่อป้องกันความผิดพลาด ทำการนัดหมายและจัดตารางการนัดหมายให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึงกำหนดการนัดหมายให้ทราบล่วงหน้าติดต่อสอบถามงานทางโทรศัพท์  หรือทางอินเตอร์เน็ท บันทึกงานจากผู้บังคับบัญชาโดยใช้ชวเลขแล้วนำมาจัดพิมพ์  ร่างจดหมายโต้ตอบทั้งภาษาไทย และภาษาต่างประเทศที่องค์กรใช้เป็นประจำ  ดูแลรับผิดชอบ  จัดแฟ้มเอกสาร  จัดการประชุม เตรียมเอกสารในการประชุมของผู้บังคับบัญชา

*การจัดทำรายงานการประชุม  จัดการ  และดูแลเอกสารที่เป็นส่วนตัวและที่สำคัญแก่ผู้บังคับบัญชา เจรจาโต้ตอบ  และการนัดหมายธุรกิจ  ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ในองค์กรที่เกี่ยวกับงานของผู้บังคับบัญชา  ต้องมีความเข้าใจถึงธรรมชาติ และภาระหน้าที่ของทั้งผู้บังคับบัญชา  และองค์กรที่ตนปฏิบัติอยู่และรู้จักการแก้ไขปัยหาข้อขัดแย้ง เมื่อปฏิบัติงานจนได้รับความวางใขของผู้บังคับบับบัญชา และองค์กรที่ตนปฏิบัติอยู่และรู้จักการแก้ไขปัญหาข้อขัดแย้งเมื่อปฏิบัติงานจนได้รับความวางไว้ใจของผู้บังคับบัญชาแล้วอาจได้รับมอบหมายให้ทำงานแทนได้ในบางกรณี

สภาพการทำงานเลขานุการยุคใหม่

*ทำงานภายใต้สภาวะความกดดัน เนื่องจากต้องมีความรับผิดชอบสูง และต้องพบกับบุคคลหลายประเภทซึ่งมีบุคลิก และอารมณ์ทีแตกต่างกัน อีกทั้งต้องคำนึงถึงผลประโยชน์ของู้บังคับบัญชา และองค์กรจึงต้องใชัความสถุขุม ละเอียดรอบคอบและอดทน  นอกจากนี้ต้องทำงานให้เสร็จทันต่อเวลา เมื่องานไม่เสร็จในเวลาที่มอบหมายก็ต้องทำงานนอกเวลา เพื่อให้งานที่รับมอบหมายแล้วเสร็จ ประสานงานทั้งภายในและภายนอกองค์กรด้วย มนุษยสัมพันธ์ที่ดี  เพื่อให้งานสำเร็จตามเป้าหมาย ต้องทำหน้าที่เสมือนเป็นประชาสัมพันธ์ให้ผู้บังคับบัญชา และองค์กร เมื่อทำการนัดหมาย ติดต่อทางธุรกิจ และอาจจะต้องมีการเดินทางไปทำงานในต่างจังหวัดและต่างประเทศได้ ในบางโอกาศ

ถึงนักศึกษาชั้น ปวส.1/1 แผนนกวิชาการเลขานุการ

วันที่ 21 พค. 52 ทดสอบดังนี้
แบบทดสอบเพื่อประเมินผลหลังการเรียนรู้ หน่วยที่ 1 การสร้างเอกสารใหม่จากแม่แบบ
คำสั่ง: ให้นักศึกษาเขียนคำอธิบายคำสั่งย่อยของคำสั่ง แก้ไข และตารางในแถบคำสั่ง โดยตัดภาพมาวางในเอกสารเป็นส่วน ๆ แล้วเขียนคำอธิบายลงในกล่องคำบรรยายภายในเวลา 25 นาที (10 คะแนน)
รายละเอียดคะแนนดังนี้
1. เขียนคำสั่งครบ 3 คะแนน
2. เขียนคำอธิบายถูกต้อง 3 คะแนน
3. ขนาดรูปภาพเหมาะสมกับหน้ากระดาษ A4 3 คะแนน
4. เสร็จภายในเวลา 1 คะแนน
ข้อ1-4 รวม 10 คะแนน
ขอให้ทุกคนทำแบบทดสอบด้วยความตั้งใจและมีสติ

ครูสุภาณี